Otobüs bileti muhasebe entegrasyonu: koltuk satışından muhasebe kaydına

Otobüs bileti satışı, koltuk seçilip PNR alındığında bitmez; satışın bir de muhasebe kaydına dönüşmesi gerekir. Günde onlarca koltuk satan bir acentede bu kaydı elle tutmak hem zaman alır hem hata üretir. DIJI.TECH'in otobüs bileti yazılımı otobüs satışlarını dört muhasebe sistemine taşıyabilir; bu sayfa hangisinin nasıl çalıştığını ve sınırlarının nerede olduğunu özetler.

Otobüs bileti muhasebe entegrasyonu nedir?

Otobüs bileti muhasebe entegrasyonu, satılan koltuğu acentenin muhasebe defterine ya da e-belge sistemine bağlayan bir yazılım köprüsüdür. Bu köprü iki biçimde kurulur: belge düzenleyen bağlantılar satışı muhasebe sistemine yazar ve e-Fatura ya da e-Arşiv belgesi oluşturur; çekme beslemesi ise ödenmiş satışları muhasebe sisteminin kendisinin okuyacağı bir adreste yayınlar.

Seçimi belirleyen, defterinizin bugün nerede tutulduğudur; mevcut sisteminiz bu dört bağlantıdan biriyse acenta muhasebeniz için yeni bir program gerekmez.

Hangi muhasebe sistemleri otobüs satışını destekler?

Yazılımda otobüs ürününü destekleyen dört muhasebe bağlantısı vardır. Üçü belge düzenler, biri satışları besleme üzerinden okur:

Yazılımın muhasebe bağlantıları arasında yer alan Arkman, otobüs ürününü desteklemez. Bu nedenle otobüs bileti satan acenteler için bu sitede listelenmez.

Belge düzenleyen bağlantılarda otobüs satırı

Paraşüt, Luca ve Logo Netsis bağlantılarında otobüs satışı belgeye "Otobüs Rezervasyon Bedeli" açıklamalı satırla yazılır. Satırın KDV oranı belge ayarlarındaki "KDV % — Otobüs" alanından okunur ve uçak, otel ya da tur satırlarının oranlarından bağımsızdır.

Bu iki ayrım, birden fazla ürün satan acentelerde otobüs gelirinin muhasebede ayrı izlenmesini sağlar. Alan varsayılan olarak %20 ile gelir ve boş ya da geçersiz bırakılırsa %20 uygulanır; şehirlerarası otobüs biletine uygulanacak oranı mali müşavirinizle belirleyip ayarı buna göre güncellersiniz. Belge türü olarak e-Fatura ya da e-Arşiv düzenlenebilir; e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılarla kayıtlı olmayan alıcıların ayrımını da kurulumda mali müşavirinizle birlikte netleştirmenizi öneririz.

Aktarımı hangi ödeme başlatır?

Belge düzenleyen bağlantılarda otomatik aktarım, otobüs bileti kartla ödendiğinde ödeme dönüşüyle başlar. Otobüs ürününde ödeme yolu sefer bazında otobüs firması tarafından belirlenir ve acenteler cariden de ödeyebilir; bu yüzden her satışın kendiliğinden muhasebeleştiğini söylemiyoruz.

İkinci ve üçüncü satırdaki satışların muhasebe yöntemi kurulum öncesinde birlikte belirlenir. Ödeme yollarının ayrıntısını sanal POS entegrasyonu sayfasında anlattık.

SYS beslemesi nasıl farklı çalışır?

SYS beslemesi, ödenmiş otobüs satışlarını SYS'in kendi takvimiyle okuduğu bir çekme bağlantısıdır; yazılım SYS'e belge göndermez. Hangi satışların beslemeye girdiğini ve satırda hangi alanların yer aldığını SYS sayfasında ayrıntılı anlattık; yukarıdaki tablodan o sayfaya geçebilirsiniz.

Raporlar ve muhasebe kontrolü

Muhasebe aktarımını kontrol etmek için yazılımda üç dayanak vardır:

• Aktarım durumu: Rezervasyon listelerinde otobüs satışının muhasebeye aktarılıp aktarılmadığı görünür.
• Otobüs satış raporu: Firma, sağlayıcı, durum ve tarih filtreleriyle çalışır; net, markup ve toplam tutarları görünürlük kuralına göre gösterir; Excel ve PDF olarak dışa aktarılır.
• Satıcı komisyonu raporu: Acentenin ödeme ekranında eklediği komisyonun otobüs filtresiyle izlenmesini sağlar.

Kâr, kârlılık ve komisyon raporları satış defterinden okunur ve satış defteri yazımı muhasebe tetiğine bağlıdır. Cari veya firma 3D ödemesinin ağırlıkta olduğu dönemlerde bu raporları otobüs satış raporuyla karşılaştırmanız gerekir.

Kurulumda netleştirilecek muhasebe kararları

DIJI.TECH yazılımının kurulumu ortalama 1 hafta sürer. Muhasebe bağlantısının sorunsuz çalışması için bu süreçte birkaç kararı mali müşavirinizle birlikte vermeniz gerekir:

• Hangi muhasebe sisteminin kullanılacağı ve SYS beslemesinin açılıp açılmayacağı.
• "KDV % — Otobüs" alanına girilecek oran.
• Acente carisinden ve firmanın 3D sayfasında ödenen biletlerin kayıt yöntemi.
• İptal edilen biletlerin muhasebe karşılığı; platformda iade, ödeme kaydına göre cariye ya da karta döner.
• Satıcı komisyonunun muhasebede nasıl izleneceği.

Bu başlıklar kapandığında, panelde gördüğünüz otobüs satışları ile muhasebe sisteminizdeki kayıtlar aynı resmi gösterir.

Otobüs e-bileti ve fatura ayrımı

Yazılımın ürettiği otobüs e-bileti bir fatura değildir. E-bilet PDF'i sefer, koltuk, yolcu ve ödeme bilgilerini taşır, ancak üzerinde "Bilgi amaçlıdır, fatura yerine geçmez" notu bulunur. Resmi belge, bağlı muhasebe sistemi üzerinden düzenlenir. Bilette bulunması gereken bilgiler ve faturalama soruları için otobüs bileti e-bilet ve fatura rehberine bakabilirsiniz.