Acente yazılımı mı, otobüs firması otomasyonu mu? İki yazılım tipinin farkı

"Otobüs bileti yazılımı" diye arama yapan biri, birbirinden çok farklı iki ürün tipiyle karşılaşır. Bir grup yazılım seferi işleten otobüs firması için yapılmıştır: sefer planlar, gişe satışını yönetir, resmî bildirimleri yapar. Diğer grup ise bu seferleri satan acente için yapılmıştır: birden çok firmanın seferini arar, koltuk satar, iptal eder ve acentenin gelirini yönetir. Bu rehberde iki yazılım tipini yasal yükümlülükler üzerinden ayırıyor, hangi işletmenin hangisine ihtiyaç duyduğunu ve acente tarafında nelere bakılması gerektiğini anlatıyoruz.

Otobüs firması otomasyonu nedir?

Otobüs firması otomasyonu, seferi işleten taşımacının, yani B1 veya D1 yetki belgesi sahibi otobüs firmasının günlük operasyonunu ve yasal yükümlülüklerini yürüten yazılımdır. Odağında sefer, araç, personel ve resmî bildirimler vardır; satış bu yazılımın yalnız bir parçasıdır.

Karayolu Taşıma Yönetmeliği'ne göre taşımacının üstlendiği ve firma yazılımının desteklemesi gereken başlıca işler şunlardır:

• Sefer ve tarife: Tarifeli taşımacının zaman ve ücret tarifesi Bakanlığa bildirilir; acenteler de bu tarifeye uygun bilet düzenlemek zorundadır (md. 42/2).
• Yolcu bileti: Her yolcuya ayrı bilet düzenlenir; bilette taşımacının, seferin ve yolcunun yönetmelikte sayılan bilgileri yer alır (md. 36).
• e-Bilet ve e-yolcu listesi: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın 509 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği'ne göre şehirlerarası tarifeli yolcu taşımacılığı yapan D1 belgeli işletmeler, yolcu biletlerini ve yolcu listelerini e-Bilet uygulaması kapsamında düzenlemek zorundadır; e-bilet düzenleyen firmalar e-yolcu listesini taşıtta bulundurur (md. 36/11).
• U-ETDS bildirimi: Sefere gönderilen taşıtın, personelin ve yolcuların bilgileri U-ETDS'ye iletilir (md. 40/3-4).
• İade ve açık bilet: Hareket saatinin 12 saat öncesine kadar tam iade ve sefer başlayıncaya kadar 6 ay geçerli açık bilet yükümlülüğü taşımacıya aittir (md. 36/8).

Firma tarafındaki yazılımlar bu yükümlülüklerin yanında gişe satışı, şube yönetimi, araç ve personel takibi gibi işletme konularına da odaklanır. Bu işlerin hiçbiri acentenin yükümlülüğü değildir.

Acente yazılımı nedir?

Acente yazılımı, F1 veya F2 yetki belgesi sahibi acentenin, acentelik sözleşmesi yaptığı taşımacıların seferlerini arayıp koltuk sattığı, ödeme aldığı, iptal ve iade yaptığı ve kendi gelirini yönettiği satış tarafı yazılımıdır. Acente yazılımı sefer üretmez; firmanın seferini canlı olarak okur ve satar.

Acentenin yasal çerçevesi firmadan farklıdır. Yönetmeliğin 6. maddesine göre F türü yetki belgesi, ticari amaçla yolcu taşımacılığında acentelik yapacak kişilere verilir: F1 yurt içi, F2 yurt içi ve/veya uluslararası acentelik içindir. 42. madde, acentenin adına bilet satacağı taşımacılarla acentelik sözleşmesi yapıp bunu yetki belgesine kaydettirmesini ve yalnız sözleşmeli firmalar adına işlem yapmasını şart koşar. Acente yazılımının görevi, bu yetkiyle yapılan satışı hızlı, hatasız ve kârlı hâle getirmektir. Tek ofisli bir acentenin günlük kullanımını otobüs acentesi yazılımı sayfasında, şube ve alt acente ağıyla çalışan yapıları ise B2B otobüs bileti yazılımı sayfasında anlattık.

İki yazılım tipi arasındaki farklar nelerdir?

İki yazılım tipi arasındaki temel fark, hangi yükümlülüğe cevap verdikleridir: firma otomasyonu taşımacının sefer ve bildirim yükümlülüklerini, acente yazılımı ise birden çok taşımacının seferini satan aracının satış ve gelir yönetimini yürütür. Aynı "bilet satışı" kelimesi iki tarafta farklı işleri anlatır.

Bu tablodaki ayrım, U-ETDS gibi taşımacıya ait bir yükümlülüğü acente yazılımından beklemenin neden yanlış olduğunu da gösterir. U-ETDS bildiriminin kimin görevi olduğunu U-ETDS yolcu bildirimi rehberinde ayrıntılı anlattık.

Firma sistemi ile acente yazılımı nasıl bağlanır?

Firma sistemi ile acente yazılımı, çoğu zaman bir sağlayıcı veya dağıtım ağ geçidi üzerinden bağlanır: acente yazılımı sefer, koltuk ve fiyat bilgisini bu ağ geçidinden canlı okur, satışı ve iptali aynı kanal üzerinden firmanın sistemine yazar. Acente her firmayla ayrı ayrı teknik bağlantı kurmak zorunda kalmaz.

Bu bağlantının acente için pratik sonuçları vardır:

• Canlı veri: Koltuk haritası ve fiyat, satış anında firmadan okunur; acentenin elindeki eski bir liste üzerinden satış yapılmaz.
• Firma kuralı: Koltuk, cinsiyet ve iptal penceresi gibi kurallar firmadan gelir; acente yazılımı bu kuralları uygular, değiştirmez.
• Ödeme yolu: Bir seferin ön ödemeli mi satılacağını yoksa firmanın kendi 3D Secure ödeme sayfasına mı yönlendirileceğini firma belirler; acente yazılımı bu iki yolu ayrı yönetmek zorundadır.
• Durum takibi: Firmanın gişesinde yapılan bir iptal, acente kaydına ancak yazılım firmadan durum okuyorsa yansır.

Bu yapıda iki tarafın sınırı nettir: firma sistemi seferin, envanterin ve resmî bildirimlerin sahibidir; acente yazılımı ise bu envanterin satış kanalıdır. Bir acente yazılımından sefer tanımlamasını veya U-ETDS bildirimini beklemek, bu sınırın yanlış çizildiğini gösterir.

Hangi işletme hangi yazılıma ihtiyaç duyar?

Hangi yazılıma ihtiyaç duyulduğu, işletmenin sahip olduğu yetki belgesi türüne bağlıdır. Seferi kendi araçlarıyla işleten bir taşımacı firma otomasyonuna, başka firmaların seferini satan bir acente ise acente yazılımına ihtiyaç duyar. Yanlış tipte yazılım seçmek, ya karşılanmayan yükümlülükler ya da kullanılmayan modüller anlamına gelir.

• Yazıhane veya bilet acentesi: Birden çok firmanın biletini satıyorsa ihtiyacı acente yazılımıdır; sefer, U-ETDS veya e-yolcu listesi modülü gerekmez. Yazıhane teriminin ne anlattığını sözlükte bulabilirsiniz.
• Seyahat acentesi: Otobüs biletini uçak ve otel gibi ürünlerin yanında satıyorsa, otobüsü diğer ürünlerle aynı panelde yöneten bir acente yazılımı işini kolaylaştırır. Otobüs bileti satışı için seyahat acentalığı belgesinin yanında F1 veya F2 belgesi ve acentelik sözleşmesi ayrıca gerekir.
• Alt acente ağı kuran acente: Bayi veya alt acentelere satış yaptırıyorsa, katmanlı fiyatlandırma ve cari hesap yöneten bir B2B yapıya ihtiyaç duyar.
• Otobüs firması: Kendi seferlerini işletiyorsa firma otomasyonu şarttır; acente yazılımı bu yükümlülükleri karşılamaz.

Acente yazılımında hangi yetenekler aranmalı?

Acente yazılımında aranması gereken yetenekler, satışın hatasız tamamlanmasını, satış sonrası işlemlerin izlenebilmesini ve acentenin gelirini kontrol etmesini sağlayanlardır. Koltuk kuralı denetimi, fiyat değişimi koruması ve mutabakat, otobüs satışına özgü üç kritik başlıktır.

Kontrol listesi olarak şu soruları sorabilirsiniz:

• Koltuk kuralları: Firmanın cinsiyet, boş koltuk ve fiyat kuralları satıştan önce mi denetleniyor, yoksa ret ödeme adımında mı geliyor?
• Koltuk tutma: Ödeme sırasında koltuk tutuluyor mu, süresi dolan tutmalar serbest bırakılıyor mu?
• Fiyat değişimi: Firma fiyatı arama ile satış arasında değişirse kullanıcıdan onay alınıyor mu?
• Belirsiz sonuç: Firmadan cevap gelmeyen satışlar "başarılı" ya da "başarısız" diye tahmin mi ediliyor, yoksa mutabakata mı düşüyor?
• İptal: İptal firmanın penceresine göre mi açılıyor, iade tahsil kanalına mı dönüyor?
• Gelir: Servis bedeli, satış komisyonu ve fiyat üzerine eklenen kâr ayrı ayrı yönetilebiliyor mu?
• Ağ: Alt acentelere cari hesap, kredi limiti ve ayrı fiyat kuralı tanımlanabiliyor mu?

Bu soruların her birini ayrıntılı ele aldığımız kontrol listesi otobüs bileti yazılımı nasıl seçilir rehberindedir.

DIJI.TECH yazılımı hangi tarafta çalışır?

DIJI.TECH'in otobüs bileti yazılımı acente tarafında çalışır: sefer üretmez, U-ETDS bildirimi yapmaz, e-yolcu listesi tutmaz. Taşımacıların seferlerini BiletAll ağ geçidi üzerinden arar, koltuk satar, iptal eder ve acentenin fiyatlandırmasını, cari hesabını ve alt acente ağını yönetir. Ürün iki kanalda çalışır: acente portalı (B2B) ve markalı satış sitesi (B2C).

Acente portalı tarafında öne çıkan yetenekler şunlardır:

B2B tarafı DIJI.TECH'in otobüs bileti acente sistemi sayfasında da tanıtılır. Yazılımın ürün tarafında bazı açık sınırları vardır: yalnız tek yön ve yalnız yetişkin yolcu satılır; gidiş-dönüş, indirimli yolcu tipi, aktarmalı veya uluslararası sefer ve bilet değişikliği yoktur. BiletAll bağlantısının kapsamını BiletAll entegrasyonu sayfasında bulabilirsiniz.

Ödeme tarafında da bilinmesi gereken sınırlar vardır. Bir seferin ön ödemeli mi yoksa firmanın 3D Secure sayfası üzerinden mi satılacağını firma belirler. Firmanın sayfasında ödenen seferde markup, satıcı komisyonu ve kupon uygulanmaz, cari hesap kullanılamaz, kart zorunludur ve bilet panelden iptal edilmez. BIN bazlı taksit yalnız ön ödemeli seferlerde, sanal POS'un taksit tablosuna göre çalışır. Fiyatlar TRY'dir; B2C satış sitesinde otobüs bileti sepette tek başına satılır, B2B panelde ise ön ödemeli otobüs bileti diğer ürünlerle aynı sepette ödenebilir.

DIJI.TECH'in kamuya açık tanıtımında 450+ otobüs firması ifadesi yer alır; bir acentenin pratikte hangi firmaların seferini satabileceği ise sağlayıcı hesabına ve firmalarla yaptığı acentelik sözleşmelerine bağlıdır. Yazılım kiralama veya kaynak kodu satın alma modeliyle sunulur ve kurulum ortalama 1 hafta sürer.

Yazılım seçmeden önce neyi netleştirmelisiniz?

Yazılım seçmeden önce işletmenizin taşımacı mı acente mi olduğunu, hangi yetki belgesiyle çalışacağınızı ve satışı hangi kanallardan yapacağınızı netleştirmelisiniz. Bu üç cevap, ihtiyacınız olan yazılım tipini kendiliğinden belirler.

Kanal sorusu da en az belge sorusu kadar önemlidir. Yalnız şubede ve telefonla satış yapacak bir acente için acente portalı yeterli olabilir; internetten doğrudan son yolcuya satış hedefleniyorsa markalı bir satış sitesi ve mobil uygulama gündeme gelir; bayi veya alt acentelerle çalışılacaksa katmanlı fiyatlandırma ve cari hesap yönetimi şarttır. Bu üç senaryonun ihtiyaçları farklıdır ve yazılım seçimi buna göre yapılmalıdır.

Acente tarafında başlamak için yazılımın yanında şu adımlar gerekir: F1 veya F2 yetki belgesi, satış yapacağınız taşımacılarla acentelik sözleşmesi ve bu sözleşmelerin belgeye kaydı, sefer verisine erişim için bir sağlayıcı hesabı ve kartla tahsilat yapacaksanız sanal POS. Yazılım bu adımların yerine geçmez; adımlar tamamlandığında satışı yürütür. Dağıtıcı üzerinden satış modelinin kendi faaliyetinize uygulanışını Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı ve sağlayıcınızla teyit etmenizi öneririz.